ব্যবসায় পণ্য এক স্থান থেকে অন্য স্থানে পাঠানোর সময় পণ্যের বিবরণ, পরিমাণ, প্রেরক, প্রাপক ও পরিবহনের তথ্য লিখিতভাবে সংরক্ষণ করা গুরুত্বপূর্ণ। বিশেষ করে পরিবহন ব্যবসা, ট্রাক মালিক, সরবরাহকারী ও বিভিন্ন প্রতিষ্ঠানের পণ্য পাঠানোর ক্ষেত্রে একটি সুশৃঙ্খল ডেলিভারি চালান ব্যবহার করলে পুরো প্রক্রিয়াটি সহজে নথিভুক্ত করা যায়।
একটি ভালো ডেলিভারি চালান ফরম-এ শুধু পণ্যের নাম নয়, চালান নম্বর, তারিখ, ট্রাক নম্বর, চালকের নাম, প্রেরক ও প্রাপকের তথ্য, পণ্যের পরিমাণ এবং পরিবহন ভাড়ার মতো প্রয়োজনীয় তথ্য রাখার ব্যবস্থা থাকা দরকার।
এই ধরনের প্রয়োজনের কথা মাথায় রেখে তৈরি ডেলিভারি চালান ০১ টেমপ্লেটটি পণ্য পরিবহন ও সরবরাহের তথ্য একটি নির্দিষ্ট কাঠামোয় সাজানোর জন্য ব্যবহার করা যেতে পারে।
ডেলিভারি চালান কী?
ডেলিভারি চালান হলো পণ্য এক স্থান থেকে অন্য স্থানে পাঠানোর সময় ব্যবহৃত একটি নথি, যেখানে পরিবহন করা পণ্য এবং সংশ্লিষ্ট পক্ষগুলোর প্রয়োজনীয় তথ্য লিপিবদ্ধ করা হয়।
একটি ডেলিভারি চালান ফরম ব্যবহার করলে কোন পণ্য কোথা থেকে কোথায় যাচ্ছে, কী পরিমাণ পণ্য পাঠানো হয়েছে এবং পরিবহনের সঙ্গে কারা যুক্ত—এসব তথ্য এক জায়গায় রাখা যায়।
তবে ডেলিভারি চালান, বিক্রয় চালান বা কর চালান সবসময় একই ধরনের নথি নয়। করসংক্রান্ত চালানের ক্ষেত্রে প্রযোজ্য নিয়ম ও তথ্য আলাদা হতে পারে। বাংলাদেশ জাতীয় রাজস্ব বোর্ডের তথ্য অনুযায়ী কর চালানপত্রে ক্রেতার নাম, চালানপত্র নম্বর, বিক্রেতার বিআইএন, সরবরাহের বিবরণ, পরিমাণ, মূল্য ও সংশ্লিষ্ট করের তথ্য থাকতে পারে।
তাই কোনো নির্দিষ্ট ব্যবসায়িক বা করসংক্রান্ত কাজে চালান ব্যবহারের আগে সংশ্লিষ্ট নিয়ম যাচাই করা উচিত।
ডেলিভারি চালান কেন প্রয়োজন?
পণ্য পরিবহনের সময় মৌখিক তথ্যের ওপর নির্ভর না করে লিখিতভাবে তথ্য সংরক্ষণ করা অনেক বেশি সুবিধাজনক। একটি চালানে পণ্যের বিবরণ ও পরিবহনের তথ্য থাকলে পরবর্তী সময়ে প্রয়োজন হলে তা দেখে তথ্য যাচাই করা যায়।
ডেলিভারি চালান ব্যবহারের কয়েকটি সুবিধা হলো—
- পণ্য পরিবহনের তথ্য লিখিতভাবে রাখা যায়
- প্রেরক ও প্রাপকের তথ্য সংরক্ষণ করা যায়
- ট্রাক বা পরিবহনের তথ্য উল্লেখ করা যায়
- পণ্যের পরিমাণ ও বিবরণ আলাদা করে লেখা যায়
- পরিবহন ভাড়ার হিসাব রাখা যায়
- চালানের মাধ্যমে পণ্য গ্রহণের তথ্য যাচাই করা সহজ হয়
- ব্যবসার নথিপত্র আরও গোছানো রাখা যায়
ডেলিভারি চালান ফরমে কী কী তথ্য থাকে?
একটি কার্যকর ডেলিভারি চালান ফরম্যাট তৈরি করার সময় প্রয়োজনীয় তথ্যগুলো আলাদা ঘরে রাখা ভালো। এই টেমপ্লেটেও পণ্য পরিবহনসংক্রান্ত বেশ কয়েকটি গুরুত্বপূর্ণ তথ্যের জন্য আলাদা জায়গা রাখা হয়েছে।
১. প্রতিষ্ঠানের তথ্য
চালানের শুরুতে পরিবহন প্রতিষ্ঠান বা ব্যবসাপ্রতিষ্ঠানের নাম এবং প্রয়োজনীয় পরিচয় দেওয়া যেতে পারে। টেমপ্লেটে পরিবহন প্রতিষ্ঠানের নাম ও যোগাযোগের তথ্য রাখার ব্যবস্থা রয়েছে।
২. চালান নম্বর
প্রতিটি চালানের জন্য একটি আলাদা চালান নম্বর রাখা যেতে পারে। এতে পরবর্তীতে নির্দিষ্ট চালান খুঁজে বের করা সহজ হয়।
৩. তারিখ
পণ্য পরিবহনের তারিখ উল্লেখ করা গুরুত্বপূর্ণ। এতে কোন দিনে পণ্য পাঠানো হয়েছিল তা সহজে শনাক্ত করা যায়।
৪. ট্রাক নম্বর
পণ্য কোন ট্রাকে পরিবহন করা হচ্ছে তা উল্লেখ করার জন্য ট্রাক নম্বর রাখার জায়গা রয়েছে। পরিবহন ব্যবস্থাপনার ক্ষেত্রে এটি গুরুত্বপূর্ণ তথ্য।
৫. কার্ড নম্বর
টেমপ্লেটে কার্ড নম্বরের জন্যও আলাদা ঘর রাখা হয়েছে। প্রতিষ্ঠানের নিজস্ব ব্যবস্থাপনা অনুযায়ী এই ঘর ব্যবহার করা যেতে পারে।
৬. চালকের নাম
পণ্য পরিবহনের সঙ্গে যুক্ত চালকের নাম উল্লেখ করার জন্য আলাদা জায়গা রাখা হয়েছে। এতে নির্দিষ্ট পরিবহনের দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তির তথ্য সংরক্ষণ করা যায়।
৭. প্রেরক ও প্রাপকের তথ্য
পণ্য কে পাঠাচ্ছেন এবং কার কাছে যাচ্ছে—এটি চালানের অন্যতম গুরুত্বপূর্ণ অংশ। তাই প্রেরক ও প্রাপক-এর জন্য আলাদা ঘর রাখা হয়েছে।
পণ্যের বিবরণ কীভাবে লিখবেন?
ডেলিভারি চালানের সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ অংশগুলোর একটি হলো পণ্যের বিবরণ। টেমপ্লেটে একটি টেবিলের মাধ্যমে পণ্যের তথ্য সাজানোর ব্যবস্থা রয়েছে।
এখানে থাকতে পারে—
- মালের সংখ্যা
- মালামালের বিবরণ ও মন্তব্য
- পরিমাণ
- টাকা
একাধিক ধরনের পণ্য থাকলে প্রতিটি পণ্যের তথ্য আলাদা সারিতে লেখা যেতে পারে। এতে চালান দেখে কোন ধরনের পণ্য পাঠানো হয়েছে এবং কত পরিমাণ পাঠানো হয়েছে তা সহজে বোঝা যায়।
পরিবহন ভাড়ার হিসাব রাখার ব্যবস্থা
এই ডেলিভারি চালান টেমপ্লেটের একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ হলো পরিবহন ভাড়ার হিসাব। নিচের অংশে মোট ভাড়া, অগ্রিম এবং বাকি টাকার জন্য আলাদা ঘর রাখা হয়েছে।
এর ফলে পণ্য পরিবহনের সঙ্গে সম্পর্কিত অর্থের হিসাবও একই নথিতে রাখা সম্ভব।
উদাহরণ হিসেবে—
মোট ভাড়া: ১০,০০০ টাকা
অগ্রিম: ৫,০০০ টাকা
বাকি: ৫,০০০ টাকা
এভাবে তথ্য লিখলে মোট কত টাকা নির্ধারিত হয়েছে এবং কত টাকা দেওয়া হয়েছে—তা সহজে বোঝা যায়।
তবে প্রকৃত অর্থের হিসাব প্রতিষ্ঠানের নিজস্ব নীতিমালা ও চুক্তির সঙ্গে মিলিয়ে সংরক্ষণ করা উচিত।
ডেলিভারি চালান তৈরির সহজ নিয়ম
একটি ডেলিভারি চালান তৈরি করার সময় ধাপে ধাপে তথ্য পূরণ করলে ভুলের সম্ভাবনা কমে।
ধাপ ১: প্রতিষ্ঠানের তথ্য দিন
প্রথমে পরিবহন বা সংশ্লিষ্ট প্রতিষ্ঠানের নাম, যোগাযোগের তথ্য এবং প্রয়োজনীয় পরিচয় যুক্ত করুন।
ধাপ ২: চালান নম্বর ও তারিখ লিখুন
চালান নম্বর এবং পণ্য পরিবহনের তারিখ সঠিকভাবে লিখুন।
ধাপ ৩: পরিবহনের তথ্য দিন
ট্রাক নম্বর, কার্ড নম্বর এবং চালকের নাম প্রয়োজন অনুযায়ী যুক্ত করুন।
ধাপ ৪: প্রেরক ও প্রাপকের তথ্য পূরণ করুন
পণ্য যিনি পাঠাচ্ছেন এবং যিনি গ্রহণ করবেন, উভয়ের তথ্য নির্ভুলভাবে লিখুন।
ধাপ ৫: পণ্যের বিবরণ লিখুন
প্রতিটি পণ্যের নাম বা বিবরণ, পরিমাণ এবং প্রয়োজনীয় মন্তব্য আলাদা করে লিখুন।
ধাপ ৬: ভাড়ার তথ্য পূরণ করুন
মোট পরিবহন ভাড়া, অগ্রিম এবং বাকি টাকার পরিমাণ সঠিকভাবে উল্লেখ করুন।
ধাপ ৭: স্বাক্ষর সম্পন্ন করুন
প্রয়োজন অনুযায়ী চালকের স্বাক্ষর এবং সংশ্লিষ্ট ব্যক্তির অনুমোদন বা স্বাক্ষর নেওয়া যেতে পারে।
ডেলিভারি চালান ব্যবহারের সময় যেসব বিষয় খেয়াল করবেন
চালান ব্যবসায়িক নথি হিসেবে ব্যবহৃত হলে তথ্যের নির্ভুলতা গুরুত্বপূর্ণ। একটি ছোট ভুলও পরবর্তীতে পণ্য বা অর্থের হিসাব যাচাইয়ের সময় সমস্যা তৈরি করতে পারে।
তাই—
চালান নম্বর ঠিক রাখুন: একই নম্বর একাধিক চালানে ব্যবহার না করাই ভালো।
ট্রাক নম্বর যাচাই করুন: যে ট্রাকে পণ্য যাচ্ছে, চালানে সেই ট্রাকের সঠিক নম্বর লিখুন।
পণ্যের পরিমাণ মিলিয়ে নিন: চালানে লেখা পরিমাণ এবং বাস্তবে পাঠানো পণ্যের পরিমাণ একই কি না যাচাই করুন।
প্রাপক ও প্রেরকের তথ্য যাচাই করুন: নাম বা প্রতিষ্ঠানের তথ্যের বানান ভুল হয়েছে কি না দেখে নিন।
ভাড়ার হিসাব মিলিয়ে নিন: মোট ভাড়া, অগ্রিম ও বাকি টাকার হিসাব সঠিকভাবে লিখুন।
স্বাক্ষর সংরক্ষণ করুন: প্রয়োজন অনুযায়ী সংশ্লিষ্ট ব্যক্তির স্বাক্ষর রাখুন।
ডেলিভারি চালান ও কর চালান কি একই?
না, সব ক্ষেত্রে এগুলোকে একই নথি হিসেবে ধরা উচিত নয়। ডেলিভারি চালান সাধারণত পণ্য পরিবহন বা সরবরাহের সঙ্গে সম্পর্কিত তথ্য নথিভুক্ত করার জন্য ব্যবহৃত হতে পারে। অন্যদিকে কর চালানপত্রের ক্ষেত্রে করসংক্রান্ত নির্দিষ্ট তথ্য ও নিয়ম প্রযোজ্য।
বাংলাদেশের জাতীয় রাজস্ব বোর্ড কর চালানপত্রের জন্য নির্দিষ্ট তথ্য ও ফরমের কথা উল্লেখ করেছে।
তাই আপনার ব্যবসার ক্ষেত্রে ডেলিভারি চালান যথেষ্ট কি না, নাকি আলাদা কর চালান, ইনভয়েস বা অন্য কোনো নথি প্রয়োজন, তা প্রয়োজনে হিসাবরক্ষক বা সংশ্লিষ্ট কর্তৃপক্ষের কাছ থেকে নিশ্চিত হওয়া ভালো।
কারা ডেলিভারি চালান ব্যবহার করতে পারেন?
প্রয়োজন অনুযায়ী বিভিন্ন ধরনের ব্যবসা ও পরিবহনসংশ্লিষ্ট ব্যক্তি এই ধরনের নথি ব্যবহার করতে পারেন। যেমন—
- পরিবহন প্রতিষ্ঠান
- ট্রাক মালিক
- পণ্য সরবরাহকারী
- পাইকারি ব্যবসা
- উৎপাদনকারী প্রতিষ্ঠান
- পরিবহন ঠিকাদার
- গুদাম ও সরবরাহ ব্যবস্থাপনা
- বিভিন্ন ব্যবসায়িক প্রতিষ্ঠান
তবে প্রত্যেক প্রতিষ্ঠানের নথি ব্যবস্থাপনা আলাদা হতে পারে। তাই নিজের ব্যবসার প্রয়োজন অনুযায়ী ঘর ও তথ্য নির্ধারণ করা উচিত।
প্রস্তুত ডেলিভারি চালান টেমপ্লেট ব্যবহারের সুবিধা
শুরু থেকে একটি চালানের নকশা তৈরি করতে সময় লাগে। প্রস্তুত টেমপ্লেট ব্যবহার করলে নির্দিষ্ট কাঠামোর মধ্যে তথ্য বসিয়ে দ্রুত একটি চালান তৈরি করা যায়।
এই ধরনের টেমপ্লেটে আগে থেকেই চালান নম্বর, তারিখ, ট্রাক নম্বর, চালকের নাম, প্রেরক, প্রাপক, পণ্যের বিবরণ এবং ভাড়ার হিসাবের মতো প্রয়োজনীয় ঘর রাখা থাকায় কাজটি আরও সহজ হয়।
বাংলাদেশের সরকারি নথিতেও বিভিন্ন ধরনের চালান ফরম ব্যবহৃত হয়; বাংলাদেশ ফর্মস অ্যান্ড পাবলিকেশন্স অফিসের তালিকায় বিভিন্ন চালান ফরমের উল্লেখ রয়েছে।
ডেলিভারি চালান নিয়ে ১০টি সাধারণ প্রশ্ন (FAQ)
১. ডেলিভারি চালান কী?
ডেলিভারি চালান হলো পণ্য এক স্থান থেকে অন্য স্থানে পাঠানোর সময় পণ্যের বিবরণ, পরিমাণ এবং পরিবহনসংক্রান্ত তথ্য লিখে রাখার একটি নথি।
২. ডেলিভারি চালান ফরমে কী কী তথ্য থাকে?
প্রয়োজন অনুযায়ী চালান নম্বর, তারিখ, ট্রাক নম্বর, চালকের নাম, প্রেরক, প্রাপক, পণ্যের বিবরণ, পরিমাণ এবং পরিবহন ভাড়ার তথ্য রাখা যায়।
৩. ডেলিভারি চালান কেন ব্যবহার করা হয়?
পণ্য পরিবহনের তথ্য লিখিতভাবে সংরক্ষণ, পণ্যের পরিমাণ যাচাই এবং প্রেরক-প্রাপকের তথ্য নথিভুক্ত করার জন্য এটি ব্যবহার করা হয়।
৪. ডেলিভারি চালান ও কর চালান কি একই?
না। ডেলিভারি চালান এবং কর চালান সবসময় একই নথি নয়। করযোগ্য সরবরাহের ক্ষেত্রে নির্দিষ্ট কর চালানপত্রের নিয়ম প্রযোজ্য হতে পারে।
৫. ডেলিভারি চালানে ট্রাক নম্বর কেন রাখা হয়?
কোন যানবাহনের মাধ্যমে পণ্য পরিবহন করা হচ্ছে তা শনাক্ত করার জন্য ট্রাক নম্বর রাখা হয়। এতে পরিবহনের তথ্য পরবর্তীতে যাচাই করা সহজ হয়।
৬. ডেলিভারি চালানে প্রেরক ও প্রাপকের তথ্য দেওয়া যায় কি?
হ্যাঁ। পণ্য কে পাঠাচ্ছেন এবং কার কাছে পণ্য পৌঁছাবে—এই তথ্য চালানে রাখা যেতে পারে। সরকারি পণ্য স্থানান্তর চালানপত্রেও প্রেরণকারী ও গ্রহীতা শাখার তথ্য রাখার ব্যবস্থা রয়েছে।
৭. ডেলিভারি চালানে পণ্যের পরিমাণ লেখা যায় কি?
হ্যাঁ। পণ্যের বিবরণ ও পরিমাণ আলাদাভাবে উল্লেখ করা যায়। সরকারি পণ্য স্থানান্তর চালানপত্রেও পণ্যের বিবরণ ও পরিমাণের জন্য পৃথক ঘর রয়েছে।
৮. ডেলিভারি চালানে ভাড়ার হিসাব রাখা যায় কি?
হ্যাঁ। পরিবহনভিত্তিক চালানে মোট ভাড়া, অগ্রিম এবং বাকি টাকার হিসাব রাখার জন্য আলাদা ঘর রাখা যেতে পারে।
৯. ডেলিভারি চালান কি প্রিন্ট করে ব্যবহার করা যায়?
হ্যাঁ। প্রয়োজনীয় তথ্য পূরণ করে চালানটি প্রিন্ট করে ব্যবহার করা যায়। তবে ব্যবসার ধরন অনুযায়ী কোনো নির্দিষ্ট সরকারি ফরম বাধ্যতামূলক কি না, তা আগে যাচাই করা উচিত।
১০. প্রস্তুত ডেলিভারি চালান টেমপ্লেট কোথায় ব্যবহার করা যায়?
প্রস্তুত টেমপ্লেট ব্যবহার করে চালান নম্বর, তারিখ, ট্রাকের তথ্য, প্রেরক-প্রাপক এবং পণ্যের বিবরণ সহজে সাজানো যায়। SohozKaj-এর ডেলিভারি চালান টেমপ্লেটও এ ধরনের নথি তৈরির কাঠামো হিসেবে ব্যবহার করা যেতে পারে।
শেষ কথা
পণ্য পরিবহনের তথ্য সুশৃঙ্খলভাবে সংরক্ষণ করতে একটি ভালো ডেলিভারি চালান বেশ কার্যকর হতে পারে। চালান নম্বর, তারিখ, ট্রাক নম্বর, চালকের তথ্য, প্রেরক-প্রাপকের পরিচয়, পণ্যের বিবরণ এবং পরিবহন ভাড়ার হিসাব একই নথিতে রাখলে পণ্য পরিবহনের তথ্য সহজে যাচাই করা যায়।
প্রয়োজন অনুযায়ী SohozKaj-এর ডেলিভারি চালান টেমপ্লেট ব্যবহার করে এসব তথ্য নির্দিষ্ট কাঠামোয় সাজিয়ে একটি গোছানো চালান প্রস্তুত করা যেতে পারে।
